AStA Finanzreferat

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Das AStA Finanzreferat beschäftigt sich mit der Organisation und Abwicklung aller finanziellen Belange der studentischen Vertretung. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit den übrigen Referaten des AStA, den Fachschaften und der zentralen Verwaltung der TUM. Die Aufgaben der Finanzreferenten werden durch das Bayerische Hochschulgesetz geregelt.

Aufgaben

Die Hauptaufgaben der Finanzreferenten sind:

  • Abwicklung der Anschaffungen der studentschen Vertretung in finanzieller Hinsicht. Dazu gehört das Einholen von Angeboten, die Beantragung bei der Finanzbuchhaltung, und das Anweisen der entsprechenden Rechnungen. Als Beispiele für Anschaffungen wären die EDV-Ausrüstung oder diverse Teile der Veranstaltungstechnik der studentischen Vertretung zu nennen.
  • Daraus resultiert auch die Notwendigkeit der Verwaltung des Inventars der studentischen Vertretung.
  • Die finanzielle Leitung der Projekte, Veranstaltungen und Partys der studentischen Vertretung. Diese bedeutet einen Finanzplan aufzustellen, Vorschüsse zu beantragen, Einsparpotetial zu nutzen und nach Beendigung die Abrechnung mit der Amtskasse vornehmen.
  • Die laufenden Rechnungen der studentischen Vertretung anweisen und bearbeiten.
  • Die Telefone und Schlüssel der studentischen Vertretung verwalten.

Derzeitige Finanzreferenten

Das aktuelle AStA-Team, darunter auch die Finanzreferenten, findet sich unter http://www.asta.tum.de/studentische-vertretung/asta/asta-team/

asta-finanz@fs.tum.de

Haushaltsplan

Um ihren Aufgaben nachkommen zu können erhält die studentische Vertretung jedes Jahr Haushaltsmittel zugewiesen, die nach einem festglegten System dem AStA und den Fachschaften zugeteilt werden. Das Finanzreferat erstellt über diese Mittel einen Haushaltsplan und verwaltet die Budgets der Fachschaften, bis sie abgerufen werden.

Die Haushaltsmittel werden über die Finanzabteilung der TUM abgerechnet. Das Finanzreferat hat deshalb alle Transaktionen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit hin zu prüfen und sie anzuweisen. Hierunter fällt beispielsweise die Überprüfung ob das Budget eingehalten wird oder ob eine Ausgabe in den Augabenbereich der studentischen Vertretung fällt. Gibt es Zweifel muss eine Ausgabe abgelehnt werden.

Insbesondere bei Fachschaftsbudgets müssen für eine reibungslose Abwicklung einige Punkte beachtet werden. Deshalb folgt an dieser Stelle ein "Fahrplan" zum Abrufen von Fachschaftsmitteln:

1. Bevor eine Ausgabe bearbeitet werden kann, muss das Finanzreferat in Kenntnis gesetzt werden. In der Regel können dabei schon viele Probleme ausgeräumt werden. Je genauer die Pläne desto besser.

2. Erst wenn das Finanzreferat einer Ausgabe zugestimmt hat, kann die Bestellung durchgeführt werden. Hierbei sind auch Ausschreibungsregeln für Haushaltsmittel zu beachten. Ab einem Einzelpreis von 150€ müssen eine schriftliche Begründung und drei Vergleichsangebote eingereicht werden. Auf dieser Grundlage muss auch die Finanzabteilung zustimmen, bevor eine Bestellung durchgeführt werden kann.

3. Öffentliche Einrichtungen, also auch die studentische Vertretung können nur auf Rechnung bezahlen. Das ist bei jeder Bestellung zu beachten. Des Weiteren muss für eine korrekte Abrechnung folgende Adresse auf der Rechnung stehen:

Studentische Vertretung TUM
Arcisstr.21
80333 München

Um das zur gewährleisten gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Zum einen kann direkt auf diese Rechnungsadresse bestellt werden, was in der Regel bedeutet, dass das Finanzreferat selbst bestellt. Oft existieren im AStA bereits Accounts oder Standardanbieter. Alternativ kann ein Fachschaftsverein nach Genehmigung der Anschaffung selbst bestellen und dem AStA eine Rechnung darüber stellen. Hierbei ist zu beachten, dass nicht das Fachschaftsbudget in Rechnung gestellt werden kann sondern immer ein konkreter Posten.

4. Nachdem eine gültige Rechnung im Finanzreferat eingegangen ist, weist es sie bei der Finanzabteilung der TUM an und verbucht die Ausgabe im Fachschaftsbudget. Ausgaben für Telefon und Porto werden automatisch verbucht. das Finanzreferat überwacht auch diese Ausgaben und informiert die Fachschaften auf Anfrage oder bei Problemen.

Wenn diese Reihenfolge und Rahmenbedingungen eingehalten werden, sollte die Ausgabe von Fachschaftsmitteln ohne Probleme von statten gehen. Bei Fragen stehen die Finanzreferenten gerne zur Verfügung.