Leitlinien für Veranstaltungsdienstleistungen

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Leitlinien für Veranstaltungsdienstleistungen der Studentischen Vertretung der TU München

Die Referate und Beauftragtentümer der Studentischen Vertretung der Technischen Universität München bieten eine große Vielfalt an Dienstleistungen im Veranstaltungsbereich an, unter anderem die Bereitstellung von hochwertigem Equipment und ausgebildeten Helfern. Jede dieser Leistungen können nach Antrag im FSR unentgeltlich von den Fachschaften der TU München genutzt werden. Die Bestände der Referate und Beauftragtentümer werden aus Mitteln des Fachschaftenrates beschafft und instandgehalten. Der oder die Referenten oder Beauftragten sind vom FSR damit beauftragt, die Beschaffung, Instandhaltung und den Einsatz der ihnen betrauten Bestände zu organisieren, koordinieren und durchzuführen. Unterstützt werden sie bei ihrer Arbeit von vielen ehrenamtlichen Helfern und Bediensteten der TU sowie des Studentenwerks. Diese Leitlinien sollen neuen sowie erfahrenen Veranstaltern der Fachschaften dazu dienen, sich einen Überblick über die Mindestarbeitsbedingungen und Tätigkeiten der veranstaltenden Referate des AStA verschaffen zu können. Die Vertragsähnliche Formulierung ergibt sich aus der direkten Ableitung vieler Punkte vom geltenden Recht. Einzelne Punkte können durch frühzeitige Absprachen mit den Referenten nichtig gemacht werden. Das Lesen der Leitlinien ersetzt nicht die Absprache mit den Referenten. Anträge, die im FSR gestellt werden, werden nur nach vorheriger Absprache mit den Referenten unterstützt.

1. Allgemeines

Behandlung von ausgeliehenem Material

Material, welches von der Studentischen Vertretung an Veranstalter ausgeliehen wird, ist sorgsam zu behandeln und in dem Zustand zurückzubringen, in dem es ausgeliehen wurde. Es ist außerdem nur seinem Bestimmungszweck entsprechend zu verwenden. Die Referenten und Beauftragten können für ausgeliehenes Material eine angemessene Kaution verlangen. Diese wird nach ordnungsgemäßer Rückgabe und Prüfung des Materials in voller Höhe zurückerstattet, wenn keine Schäden oder Verschmutzungen festzustellen sind. Schäden an ausgeliehenem Material sind bei Rückgabe zu melden. Für diese Schäden kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Die Kaution kann dabei in voller Höhe einbehalten werden, bis die Schadenssumme ermittelt, bzw. beglichen ist. Sollte die Schadenssumme die Kaution übersteigen, so ist vom Veranstalter Nachzahlung zu leisten. Material ist so unterzubringen und aufzustellen, dass die Gefahr von Beschädigungen oder Diebstahl minimiert werden. Technische Geräte und anderes Material sind vor Flüssigkeiten (z.B.: Regen, Getränken, etc.) zu schützen! Gegebenenfalls sind ausgeliehene Gegenstände nach der Veranstaltung auf geeignete Art und Weise zu reinigen! Kabel sind vor der Rückgabe ordentlich aufzurollen. Molton ist zusammenzulegen und ist während der Veranstaltung besonders vor Verschmutzung und Flüssigkeiten zu schützen. Bei nicht ordnungsgemäß aufgerollten oder stark verschmutzten Kabeln, Molton oder anderen technischen Geräten, kann die Kaution einbehalten oder eine Gebühr berechnet werden. Die Höhe dieser Gebühr liegt dabei im Ermessen des/der Referenten oder Beauftragten.

Akkreditierung von Personal

Personal der Referate und Beauftragtentümer, welches aktiv auf einer Veranstaltung mithilft, ist vom Veranstalter anhand des auf der Veranstaltung gültigen Akkreditierungssystems zu akkreditieren (z.B.: Badge, Stempel, Armband, T-Shirt, oder ähnlichem). Soweit es der Veranstalter im Vorfeld akzeptiert, reichen die eigenen Badges des Referates für Veranstaltungstechnik für die Akkreditierung der Techniker aus. Dabei ist zu beachten, dass mit dieser Akkreditierung jederzeit ein problemloses Erreichen aller während der Veranstaltung genutzten technischen Betriebsflächen, sowie ein Wiedereintritt zur Veranstaltung gewährleistet werden.

Richtlinien zur Unterstützung

Von den Referaten und Beauftragtentümern zu unterstützende Veranstaltungen sind so früh wie möglich, jedoch spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn, dem/den Referenten oder Beauftragten anzukündigen. Die Ankündigung muss mittels Antrag gestellt werden oder per Email/Telefon erfolgen. Der Antrag muss folgende Daten enthalten:

• Veranstalter (Fachschaft, Privatperson, Verein, etc.)

• Art der Veranstaltung

• Größe der Veranstaltung

• Ort der Veranstaltung

• Datum, Anfangs- und Endzeit

• Ansprechpartner mit Name, Handynummer und Email

• Evtl. Besonderheiten wie Live-Band, Aufführungen, etc.


Dafür ist das Referat/Beauftragtentum verpflichtet nach mindestens vier Werktagen eine schriftliche Zusage oder Absage zu erteilen. Sollte die Absage nicht Aufgrund von Missachtung / Erfüllung eines der hier genannten Punkte erfolgen, kann auf Wunsch eine Erklärung nachgereicht werden.

Die Entscheidung für die Unterstützung der Veranstaltung kann durch folgende Punkte negativ beeinflusst werden:

• Die Fachschaft hält Absprachen, die mit den Beauftragten oder einer von ihnen beauftragten Person getätigt wurden nicht ein, oder hat dies in der Vergangenheit nicht getan.

• Eine Überbeanspruchung des Personals, aufgrund anderer Veranstaltungen im gleichen Zeitraum, darf nicht zu befürchten sein.

• Es müssen genügend Helfer zur Verfügung stehen (je frühzeitiger die Veranstaltung angekündigt wird desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich genügend Helfer finden)

Eine Zusage des jeweiligen Referats/Beauftragtentums über die Anzahl der eingesetzten Helfer, die Menge des eingesetzten Equipments und den Einsatzzeitraum ist verpflichtend.

Verpflegung von ehrenamtlichem Personal

Das Personal der Referate und Beauftragtentümer arbeitet in der Regel ehrenamtlich. Aufgrund des oft stark erhöhten Arbeitsaufwands von referatsangehörigen Helfern ist diesem Engagement durch entsprechende Verpflegung entgegenzukommen.

Dazu gehören:

• Essen: Kostenlos alle auf der Veranstaltung angebotenen Lebensmittel in ausreichender Anzahl und, falls auf der Veranstaltung nicht angeboten, ein warmes Essen (z.B.: Pizza, Burger, o.ä.) und wenn länger auf- oder abgebaut wird ein entsprechendes weiteres Essen (Mittagsessen, Frühstück, etc.)

• Getränke: Alkoholfreie Getränke in ausreichender Menge ab Beginn des Aufbaus bis Ende des Abbaus. Bier, Cocktails und andere alkoholische Getränke während der Veranstaltung in abzusprechendem Rahmen.

• T-Shirt: Sollte die Veranstaltung eigene Helfer-T-Shirts drucken, so sollte jedem Helfer eines dieser zur Verfügung gestellt werden.

• Weiteres in Absprache

Weiterhin sollten unsere Mitarbeiter im Falle eines eventuellen Helferfestes eingeladen werden.


2. Sanitäter:

Unterbringung

Es muss ein angemessener, möglichst ruhig gelegener Sanitätsraum mit Wasser, Strom, Licht, und mit kontrolliertem Zugang (etwa durch Security), sowie Direktzugang zum Partyareal und nach außen (Rettungsweg) vorhanden sein.

Funkausrüstung

Für je zwei Sanitäter muss ein Funkgerät bereitgestellt werden. Zusätzlich muss ein weiteres Geräte für den Sanitätsraum vorhanden sein.

Verbrauchsmaterial

Die entstandenen Kosten für Verbrauchsmaterial müssen beglichen werden.


3. Security:

Unterbringung

Es muss ein angemessener, möglichst ruhig gelegener Securityraum mit Wasser, Strom, Licht, kontrolliertem Zugang und Direktzugang zum Partyareal vorhanden sein.

Funkausrüstung

Es müssen ein Funkgerät pro Position plus je ein Gerät pro Einsatz- und Bereichsleiter gestellt werden.

Schulung und Einweisung von Helfern

Der Veranstalter ist verpflichtet, mit sämtlichen Securityhelfern eine gebäudespezifische Einweisung durchzuführen. Helfer, die weder über entsprechende berufliche Vorkenntnisse (Unterrichtung oder Prüfung durch IHK nach §34a GewO) verfügen, noch in den letzten 11 Monaten durch die AStA-Security geschult wurden, sind zusätzlich ausreichend in den rechtlichen Grundlagen zu schulen. Eine Schulung kann auf Anfrage gegebenenfalls auch von den Beauftragten durchgeführt werden.



4. Veranstaltungstechnik:

Berechtigung zur kostenlosen Nutzung der Veranstaltungstechnik

Die Nutzung der Veranstaltungstechnik der Studentischen Vertretung der TU München steht allen im FSR regelmäßig vertretenen Fachschaften an der TU München, sowie der Studentischen Vertretung selbst zu. Soweit nicht anders vereinbart, besitzt der FSR in Absprache mit der Leitung des Referats für Veranstaltungstechnik Entscheidungsrecht darüber, ob Technik kostenlos oder kostenpflichtig zur Verfügung gestellt wird. Die Entscheidung wird dadurch beeinflusst, dass:

• Die Fachschaft sich nicht an die in Punkt 3 festgelegte Prozedur zur Beantragung der Technik hält

• Die Fachschaft Absprachen mit dem Referenten oder einer von diesem beauftragten Personen nicht einhält, oder dies in der Vergangenheit nicht getan hat

• Keine Vereinbarung, insbesondere bezüglich der Art und Größe des Beitrages des Referats für Veranstaltungstechnik oder sicherheitsrelevanter Themen getroffen werden konnte

• Eine Veranstaltung der Bereicherung einzelner dient oder

• Der Fachschaftenrat eine Befreiung von den Kosten beschließt

Generell besteht damit eine Berechtigung nur, wenn:

• Die Veranstaltungstechnik an diesem Tag nicht bereits (teilweise) anderweitig reserviert ist

• Eine Überbeanspruchung des Personals, aufgrund anderer Veranstaltungen im gleichen Zeitraum, nicht zu befürchten ist

• Das Referat für Veranstaltungstechnik besetzt ist, oder sich eine geeignete Person als kommissarische Leitung zur Verfügung stellt

• Genügend Helfer zur Verfügung stehen / bereit gestellt werden



Transport, Bereitstellung von Infrastruktur und Helfern

Der Veranstalter trägt die Kosten für ein geeignetes Transportfahrzeug, falls kein passendes Fahrzeug aus dem TUM Fuhrpark verfügbar ist. Welche Art von Fahrzeug geeignet ist, liegt im Ermessen des/der Referenten für Veranstaltungstechnik und ist mit diesem vorher abzusprechen. Generell gelten als solche Fahrzeuge Transporter mit Hochdach und 3,5 m Ladefläche, oder bei größeren Veranstaltungen LKWs mit Hebebühne und min. 7,5 t zulässigem Gesamtgewicht. Diese Bestimmung kann im Einzelfall von dem/den Referenten, je nach Größe der Veranstaltung, abgeändert werden. Der Veranstalter hat auf vorherige Anfrage nüchterne Helfer für Be- und Entladen des Transportfahrzeuges, sowie zum Auf- und Abbau bereitzustellen, falls nicht anders mit dem/den Referenten abgesprochen. Der Veranstalter hat den Zugang zu nötiger Infrastruktur, insbesondere ausreichenden Stromanschlüssen und LKW-Lademöglichkeiten, sicherzustellen. Notwendige Absprachen sind mit Hausmeistern oder der Hausverwaltung im Vorfeld zu tätigen. Weiterhin muss den Technikern freier Zutritt zu Sicherungskästen und technischen Betriebsräumen (z.B.: Regieräume, etc.) gewährleistet werden, soweit sie für den Ablauf der Veranstaltung notwendig sind und dies nicht der Hausordnung konkurriert. Sollten Türen oder Räume nicht zugänglich sein, aber trotzdem benötigt werden, werden dem Veranstalter etwaige Kosten für die Zutrittsbeschaffung voll in Rechnung gestellt.


5. Veranstaltungsreferat:

Nutzung

Die Nutzung des Verleihnix-Equipments ist kostenlos, allerdings kann gegebenenfalls ein Unkostenbeitrag erhoben werden.

Ausleihe

Die Ausleihe wird eingeschränkt, wenn:

• Die Fachschaft Absprachen mit dem Referenten oder einer von diesem beauftragten Personen nicht einhält, oder dies in der Vergangenheit nicht getan hat

• Es keine Vereinbarung, insbesondere bezüglich der Art und Größe des Beitrages des Referats gibt

• Eine Veranstaltung der Bereicherung Einzelner dient oder

• Dies der Fachschaftenrat beschließt.

Generell besteht damit eine Berechtigung nur, wenn:

• Das Equipment an diesem Tag nicht bereits (teilweise) anderweitig reserviert ist

• Eine Überbeanspruchung des Personals, aufgrund anderer Veranstaltungen im gleichen Zeitraum, nicht zu befürchten ist

• Genügend Helfer zur Verfügung stehen / bereit gestellt werden

Transport und Bereitstellung von Helfern

Der Veranstalter trägt die Kosten für ein geeignetes Transportfahrzeug, falls kein passendes Fahrzeug aus dem TUM Fuhrpark verfügbar ist. Welche Art von Fahrzeug geeignet ist, liegt im Ermessen des Veranstaltungsreferats und ist mit diesem vorher abzusprechen. Diese Bestimmung kann im Einzelfall von dem/den Referenten, je nach Größe der Veranstaltung, abgeändert werden. Der Veranstalter hat auf vorherige Anfrage nüchterne Helfer für Be- und Entladen des Transportfahrzeuges, sowie zum Auf- und Abbau bereitzustellen, falls nicht anders mit dem/den Referenten abgesprochen.